Khách hàng, nhãn và mẫu trả lời

Nhập và xuất danh sách khách

Hai nút Nhập danh bạ và Xuất danh bạ nằm đầu trang Khách hàng. Nhập là tính năng của gói Business (gói thấp hơn thấy khối mời nâng cấp); xuất dùng được ở mọi gói. Nhập gồm bốn bước:

1. Chọn tệp — CSV hoặc Excel .xlsx (chỉ sheet đầu), tối đa 20 MB và 100.000 dòng, dòng đầu là tên cột.
2. Map cột — GomIO đoán sẵn, bạn chỉnh lại. Chỉ nhập được Tên khách, Số điện thoại, Email; cột khác để — bỏ qua cột này —. Nhãn và trường tuỳ biến không nhập từ tệp được.
3. Khi trùng khách đã có (khớp số điện thoại trước, rồi email): Bỏ qua, giữ nguyên khách cũ là mặc định và an toàn nhất; Cập nhật khách cũ chỉ ghi đè cột có trong tệp; Tạo khách mới cố ý sinh hồ sơ trùng.
4. Chạy kiểm thử cho bốn con số Tạo mới, Cập nhật, Bỏ qua, Lỗi mà chưa ghi gì. Có lỗi thì tải danh sách dòng lỗi về sửa. Ổn thì bấm Xác nhận nhập thật.

Xuất dành cho Chủ tổ chức, Quản trị, Quản lý chi nhánh: chọn CSV hoặc Excel (.xlsx, tối đa 50.000 dòng), bấm Xuất file mới, đợi Xong rồi Tải về. Tệp gồm mọi khách bạn được xem, không kèm nhãn hay trường tuỳ biến. Tối đa 3 lần mỗi giờ cho cả tổ chức; mỗi lần xuất đều ghi vào Nhật ký.

Nhãn và nhóm khách

Nhãn, mẫu trả lời và trường tuỳ biến cùng nằm ở Cài đặt → Cách làm việc → Phân loại và mẫu. Ở Nhãn, đặt tên (tối đa 60 ký tự, không trùng), màu và Phạm vi (hội thoại, khách hàng hoặc cả hai). Xoá nhãn không xoá khách hay hội thoại, nhưng nhãn biến mất khỏi các bộ lọc đã lưu. Sửa và xoá cần quyền Quản lý chi nhánh trở lên (xem vai trò).

• Gắn cho hội thoại — nút + cạnh tên khách; nhiều hội thoại thì Chọn nhiều → Gắn nhãn. Cần quyền Giám sát trở lên; bảng chọn có sẵn nút Tạo tag mới.
• Gắn cho khách — nút + đầu hồ sơ khách.
• Lọc — hộp thư: Bộ lọc → Nhãn; trang Khách hàng: dãy nhãn trên hàng lọc. Chọn nhiều nhãn là khớp bất kỳ nhãn nào.

Lọc khách xong có thể bấm Lưu thành nhóm (gói Pro trở lên); nhóm nằm ở Nhóm khách & danh sách với nhãn Nhóm động. Danh sách khách chọn tay thì tạo ở đó bằng Tạo danh sách chọn tay (nhãn Danh sách).

Mẫu trả lời nhanh

Ở mục Mẫu trả lời, điền Phím tắt (viết liền, không gõ dấu /), Tên mẫu, Nội dung, Phạm vi (không đổi được sau khi tạo), Kênh áp dụng (không chọn là mọi kênh), rồi Thêm. Nhân viên chỉ dùng được, không soạn.

Khi trả lời, gõ / ở đầu ô soạn tin, gõ thêm vài chữ, chọn bằng mũi tên rồi Tab hoặc Enter. Mẫu chỉ được chèn, chưa gửi, nên sửa được. Biến dùng được: {{contact.name}}, {{contact.phone}}, {{contact.email}}, {{agent.name}}, {{org.name}}, {{conversation.displayId}}. Biến chưa có giá trị bị tô vàng và chặn nút gửi cho tới khi bạn điền hoặc xoá.

Mẫu hay dùng thì cho lên hàng gửi nhanh phía trên ô soạn tin: trong Mẫu trả lời, mục Nút gửi nhanh trên ô soạn tin có hai công tắc, Gửi nhanh khi trả lời tin nhắn và Gửi nhanh khi trả lời bình luận (cả hai tắt sẵn), cùng ô Thứ tự trên hàng gửi nhanh (0–999). Mẫu đã bật hiện thành nút — ba nút trên hàng, còn lại nằm dưới Thêm N. Bấm nút là GomIO điền biến và gửi luôn; muốn xem trước thì bấm Sửa trước khi gửi.

Thiếu giá trị biến, ô soạn đang ở chế độ dịch (chỉ có khi chính sách bật Dịch tin của khách nước ngoài), khách đang bị chặn hoặc chữ quá dài thì GomIO không gửi mà chèn mẫu vào ô soạn kèm lý do. Với bình luận, nút ghi Trả lời công khai: … hoặc Nhắn riêng: …, và nhắn riêng luôn hỏi xác nhận.

Trường tuỳ biến và thông tin nhạy cảm

Ở mục Trường tuỳ biến, bấm Thêm trường mới; ngăn bên phải hỏi Mã trường (chữ thường, số, gạch dưới; không đổi được), Tên hiển thị và Kiểu dữ liệu (văn bản, số, ngày, chọn một hoặc nhiều, đúng/sai, số điện thoại, email, đường dẫn). Tối đa 50 trường đang bật; bấm Thêm để tạo. Nhập giá trị ở form thêm hoặc sửa khách. Tắt chỉ ẩn trường, còn Xoá hẳn mất dữ liệu của mọi khách và chỉ Chủ tổ chức làm được.

Số điện thoại, email và trường tick Dữ liệu cá nhân luôn hiện dạng che, kể cả với Chủ tổ chức. Bấm Hiện đầy đủ → Xem: lượt xem ghi vào Nhật ký kèm tên bạn, tối đa 30 lần mỗi giờ.

Cần xem cả danh sách: trang Khách hàng có công tắc Hiện SĐT & email (chỉ hiện với người có quyền xem dữ liệu cá nhân). Bật thì GomIO hỏi Hiện số điện thoại và email? → Xem. Mỗi khách được hiện ghi một dòng vào Nhật ký và tính vào cùng hạn mức 30 lượt mỗi giờ, kể cả khách nạp thêm khi bấm Tải thêm. Tắt là che lại; bật lại là tính lượt mới.

Hồ sơ khách có công tắc Không gửi chiến dịch: chỉ chặn tin gửi hàng loạt của chiến dịch, trả lời tay vẫn gửi bình thường.