Mời nhân viên

Vào Cài đặt → Tổ chức và phân quyền → Cơ cấu & nhân sự, tab Nhân sự & nhóm. Bấm Mời thành viên: ngăn bên phải hỏi email và vai trò, rồi bấm Gửi lời mời. Phạm vi phụ trách đặt sau khi người đó nhận lời mời, ở dòng của họ → Vai trò và phạm vi (ba mục Vai trò, Chi nhánh, Nhóm làm việc). Phạm vi là chi nhánh và nhóm mà người đó được xem và xử lý; chọn một chi nhánh cha là gồm luôn các chi nhánh dưới nó.

Số tài khoản bị giới hạn theo gói (Starter 3, Pro 10, Business 30). GomIO kiểm tra lúc nhân viên nhận lời mời, không phải lúc bạn gửi; hết chỗ thì họ thấy Đã dùng hết số người dùng của gói. Nâng gói hoặc gỡ bớt thành viên để mời thêm.

Tám vai trò có sẵn

• Chủ tổ chức và Quản trị — toàn quyền, gồm cả kết nối kênh và bản quyền. Quản trị chỉ thiếu quyền về thanh toán.
• Quản lý chi nhánh và Giám sát — điều phối, phân công lại và xem báo cáo trong phạm vi mình phụ trách. Quản lý chi nhánh còn nối và ngắt kênh, mời thành viên, sửa chính sách chi nhánh và nạp kho tri thức, và (gói Business) tạo, hẹn giờ, tạm dừng, huỷ chiến dịch cho kênh của chi nhánh mình; Giám sát chỉ xem chiến dịch và không xuất báo cáo.
• Nhân viên — trả lời hội thoại trong phạm vi được gán.
• Vận hành AI — cấu hình trợ lý và kho tri thức, xem được nhật ký quyết định của AI nhưng không đọc được nội dung hội thoại.
• Phân tích — chỉ đọc và xuất báo cáo. Không vào danh bạ, vì báo cáo là số tổng hợp còn danh bạ là dữ liệu thô có thông tin cá nhân.
• Khoá API — dành cho tích hợp, không phải cho người.

Tám vai này không khớp cách bạn vận hành thì tạo vai trò riêng ở Cài đặt → Tổ chức và phân quyền → Phân quyền (màn Vai trò & phân quyền: danh sách vai trò bên trái, quyền bên phải). Vai trò có sẵn không sửa hay xoá được; bấm Nhân bản để lấy nó làm điểm xuất phát cho vai trò riêng. Hiện mã quyền hiện mã kỹ thuật của từng quyền. Tạo và sửa vai trò riêng cần gói Business; gói thấp hơn chỉ xem và xoá được. Mỗi người thấy vai trò của mình ở ô tài khoản cuối thanh bên trái, cạnh nút Đăng xuất. Mọi thao tác nhạy cảm — xuất dữ liệu, gộp khách, sửa chính sách — đều ghi vào Nhật ký không xoá được.

Mỗi nhân viên một máy

Từ bản 0.1.1 trên Windows và 0.1.2 trên macOS, nhân viên không phải đứng chung máy quầy. Máy của họ chạy GomIO ở chế độ máy trạm: nó nối vào máy chính và dùng chung đúng một kho dữ liệu. Máy chính vẫn là máy duy nhất giữ dữ liệu và nhận tin của khách; máy trạm không giữ bản sao nào, nên không cần sao lưu riêng.

1. Trên máy chính, một lần — mở cửa sổ quản trị của bản cài (biểu tượng GomIO trên khay → Quản trị máy này), tab Máy trạm, thẻ Cho máy trạm nối vào máy này: bật công tắc Cho phép máy trạm nối vào. Có hiệu lực ngay, không cần mở lại GomIO.
2. Trên máy chính — Cài đặt → Ghép máy → Tạo mã cho máy mới. Mã dạng PAIR-…, sống 15 phút, dùng một lần.
3. Trên máy nhân viên — cài GomIO, ở trình hướng dẫn chọn Đặt máy này làm máy trạm và dán mã. Máy đã cài sẵn thì vào tab Máy trạm → ô Bước 1 — mã ghép → Ghép vào cửa hàng.
4. Trên máy chính — Cài đặt → Ghép máy, bấm Bật làm máy trạm cạnh máy vừa ghép (dòng của nó ghi Chưa bật tới lúc đó). Dòng trạng thái của công tắc ở bước 1 chuyển từ Đã bật — chờ máy trạm đầu tiên sang Đang bật — máy trạm nối vào được; bấm Kiểm tra ngay nếu chưa thấy đổi.
5. Trên máy nhân viên — tab Máy trạm → Bước 2 — nối vào máy chính → Nối vào máy chính. GomIO tự khởi động lại. Sau đó nhân viên đăng nhập bằng tài khoản của chính mình và thấy đúng phạm vi mà vai trò của họ cho phép, không thấy hơn.

Làm việc từ xa

Nhân viên ở cơ sở khác, hay làm việc ở nhà, nối vào máy chính qua Internet, qua GomIO — không cần IP tĩnh, không cần mở cổng router, không cần VPN. Các bước y hệt phần trên, cùng nút Nối vào máy chính; màn hình ghi rõ Hai máy không cần cùng wifi — chỉ cần cả hai có Internet và máy chính đang mở Gomio. Máy chính phải đang mở GomIO, có Internet và đã bật Cho phép máy trạm nối vào.

Nội dung đi giữa hai máy được mã hoá từ đầu này tới đầu kia: GomIO chỉ chuyển dữ liệu đã mã hoá, không đọc được tin nhắn hay danh bạ của bạn. Máy trạm luôn thử mạng nội bộ trước — mang máy từ nhà vào cửa hàng thì nó tự đi đường nội bộ sau khoảng một phút, không phải đăng nhập lại. Ở Cài đặt → Ghép máy của máy chính, mỗi máy trạm hiện Mạng nội bộ, Từ xa hoặc Ngoại tuyến.